当日キャンセルが出た枠は、そのまま消えます。予約台帳の上では「空き」ですが、 経営の上ではその日にしか売れなかった在庫を捨てているのと同じです。 そして治療院の場合、この損失は計算できます。 このページでは、空き枠の金額を実際に出したうえで、埋め戻すお知らせの作り方と、 やると必ず失敗する運用を整理します。
この記事でわかること
- 自院の空き枠が月いくらの損失になっているかの計算方法
- 空き枠のお知らせを、誰に・いつ・どう送るか
- そのまま使える配信文3種
- 全員に一斉配信すると、なぜLINEごと失うのか
1 結論：埋め戻すより先に、金額を出す
空き枠対策が続かない院は、それが月いくらの話なのかを知らないまま始めています。
金額を出すと、優先順位が変わります。多くの院で、新患を1人増やすより空き枠を埋めるほうが早くて確実だと分かります。
2 自院の数字で計算してみてください
| 項目 | 例 | 先生の院 |
|---|---|---|
| 1日の予約枠 | 20枠 | |
| 月の稼働日 | 25日 | |
| 月の総枠数 | 500枠 | |
| 当日キャンセル率 | 5% | |
| 月に消えている枠 | 25枠 | |
| 自費1回単価 | 6,000円 | |
| 月の機会損失 | 150,000円 |
全部埋める必要はありません。3割で月4.5万円、2割でも月3万円が戻ります。 新患を1人増やすのにかかる費用と比べてみてください。
3 誰に送るか（ここが最大の分かれ目）
全員に送ってはいけません
LINE登録者全員に空き枠のお知らせを送ると、関係のない人にとっては単なる宣伝です。数回続けばブロックされます。一度ブロックされると二度と届きません。空き枠を埋めようとして、LINEという資産そのものを失います。
「急な空きが出たら知らせてほしい」と自分で手を挙げた方にだけ届く形にします。
手を挙げた人にとっては、その通知は宣伝ではなく待っていた情報です。同じ文面でも受け取られ方がまったく変わります。
- 登録の導線を院内に置く
初回来院時に「急な空きが出たときだけお知らせします。ご希望の方はこちら」とお声がけします。院内POPとLINEのリッチメニューの両方に置きます。
- 希望者だけにタグを付ける
手を挙げた方だけがグループに入る仕組みにします。ここを手作業で管理しないのが継続のコツです。
- できれば時間帯で分ける
「平日午前だけ」「夕方以降だけ」で分けられると、通知の精度が上がり、成約率も上がります。
4 いつ送るか
空きが出た直後30分以内。これに尽きます。時間が経つほど埋まりません。 数時間後に送っても、その日の予定はもう埋まっています。
そのためには、スタッフが3タップで送れる状態にしておく必要があります。 文面をその都度考える運用にすると、忙しい日ほど送られなくなります。下書きを保存しておいてください。
5 そのまま使える配信文3種
① 当日の空き
【本日の空き枠】
15:00〜／16:30〜 が空きました。
ご希望の方はこのままメッセージで
「15時希望」とだけ送ってください。
先着順で、埋まり次第締め切ります。
② 翌日以降の空き
【9/12（木）に空きが出ました】
10:00／11:30／14:00
「◯時希望」と返信いただければお取りします。
次のご予約が少し先になっている方、
間に一度入れておくと楽かもしれません。
③ 締め切りの連絡
本日の空き枠は埋まりました。
ご連絡ありがとうございました。
また空きが出ましたらお知らせします。
③を必ず送ってください。返信したのに何の音沙汰もない状態が続くと、次から反応されなくなります。 埋まったことを伝えるだけで、次回の反応率が保てます。
文面に効能を書かない
「腰痛が楽になります」のような表現は、あはき法・柔道整復師法の広告に関する規定の観点で避けてください。書くのは日時と、返信の仕方だけ。短いほうが埋まります。
6 運用ルール5つ
この5つを守れば続きます
- 配信は1日1回まで（空きが複数出てもまとめる）
- 送るのは希望登録した方だけ
- 空きが出てから30分以内に送る
- 埋まったら必ず締め切りの連絡を送る
- 月末に「今月◯枠配信／◯枠成約」を記録する
最後の記録が重要です。これがないと、効果があるのか分からないまま自然消滅します。
7 よくあるご質問
そもそも当日キャンセルを減らすことはできませんか。
できます。前日のリマインドが最も効きます。無断キャンセルの多くは「忘れていた」か「連絡しづらかった」のどちらかです。リマインドの文面に変更の連絡先を入れておくと、無断ではなく事前連絡に変わります。事前に分かれば、空き枠として埋め直せます。
登録してくれる方が少ないのですが。
お声がけのタイミングを変えてみてください。会計時ではなく施術直後、そして「LINE登録お願いします」ではなく「急な空きが出たときにお知らせしましょうか」と、相手の利益として伝えます。登録率が変わります。
キャンセル料を取るべきでしょうか。
導入するなら、予約時に明示しておくことが前提です。あとから請求するとトラブルになります。ただし、キャンセル料は防止策であって、空いた枠の埋め戻しにはなりません。両方やるのが現実的です。
8 まとめ
- まず金額を出す
月に消えている枠数×自費単価。多くの院で月10万円を超えます。
- 全員に送らない
手を挙げた方だけに届く形にしないと、ブロックされてLINEごと失います。
- 30分以内・1日1回・締め切り連絡は必ず
この3つを守れば運用は続きます。
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※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、施術の効果を示すものではありません。
※配信内容の表現については、あはき法・柔道整復師法の広告に関する規定にご留意ください。
